后勤服务公司物资采购管理办法

第一章 总则

第一条 为进一步规范公司物资采购程序，加强物资采购管理控制，明确经济责任，确保生产经营的持续稳定，根据公司经营管理需要，本着堵塞漏洞，公开透明，开源节流，降低成本，提高经济效益的管理工作宗旨，参照《中华人民共和国政府采购法》，特制定本办法。

第二条 在公司范围内进行的外部物资采购适用本办法。

本办法所指采购，是指公司或公司指定的采购人员与供货商以合同或约定方式有偿取得物资的行为；

本办法所指物资，是指公司生产所需的原辅材料、维修（基建）材料、餐饮全部食材、低值易耗品，及生产经营、日常办公所需的材料、物品；公司设备设施（固定资产）2000元以下的附属部件、零配件。

第三条 物资采购遵循公开、公平、公正、诚信原则。采购人员要维护公司利益，严格按照采购程序办事，做到适时、适价、适质、适地采购，在满足公司需求的基础上最大限度降低采购成本。

第四条 公司物资采购严格按照采购计划及批准的预算执行，由各中心采购人员配合采购部门进行集中采购。

第五条 大中型工程项目或工程建设等计划外或临时性项目，物资采购由总经理办公会指定专人（专业小组）购置或采购的，执行特殊规定。下达到指定部门的，由采购部门依照本办法组织采购。

第六条 公司物资采购管理实行统一计划，统一采购，统一核算的工作机制。

第七条 公司物资采购的相关信息由公司物资采购监督管理小组定期公开公布，但涉及商业秘密除外。

第八条 公司各部门、各级管理人员对物资采购工作中产生的疑问，有权利向公司物资采购监督管理中心提出质询。

第二章 供货商

第九条 供货商是指向公司提供采购物资的法人、组织或自然人。

第十条 供货商参加公司物资采购需具备下列条件：

1、具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；

2、具有履行合同所必须的专业技术能力；

3、没有重大违法记录；

第十一条 供应部门要建立供应商资质、诚信准入制度，对供应商的资质进行严格审查，明确掌握供应商的工商税务营业证、生产许可证、生产标准、质量证书，物资税票类别、要求付款的周期、方式，从中选取可靠、诚信的供应商进行采购工作。

第十二条 公司采购人、供应商双方之间不得以行贿、受贿、索贿等非法或不正当手段谋取私利。

第三章 采购计划

第十三条 公司物资采购工作必须统筹安排，坚持计划性。以确保满足公司阶段性生产经营任务需求为中心，以最大限度减少库存积压，降低运营成本为原则，对需要物资进行统筹核算，有计划做出拟采购物资的编制工作。

第十四条 物资需求采购计划需根据生产经营任务需求、物资类别、物资性能、使用周期、储备和消耗定额、计划期末物资储备数量、市场行情等内外部物资环境状况进行编制。具体物资采购计划规定如下：

1、按照生产经营需要，物资采购计划时间周期分为年度、季度、月度计划。原则上不予提出物资急购计划，杜绝因计划工作不到位，造成采购成本提高现象。因生产任务临时性增大、临时性突击工作、突发事件、市场物资市场价格突变等特殊情况例外，但必须按特殊批准程序审批后再组织采购。

2、年度计划的编制期为上年底，编制并审批完毕；月度计划编制期为上月底，编制并审批完毕，年初、月初组织执行。实际采购计划应以月度计划为准；

3、年度计划编制实施“谁编制，谁申请，谁负责”的部门归口管理，计划编制部门对采购计划的适宜性、准确性负责；

4、物资类别：分为生产原辅材料类、维修材料类（包括基建材料、安全防范材料、消防材料、燃料、电料、五金、工具等）、办公用品类、低值易耗品类四大类；

5、根据公司生产经营工作实际，生产调度部门负责提出公司生产原辅材料汇总请购计划；设备部门负责提出维修材料汇总请购计划；后勤部门负责办公用品、低值易耗品汇总请购计划，经各自相关主管公司领导审核后，送储运部门进一步汇总平衡；储运部门根据物资库存数量，物资最小起订量、补货难易程度等情况进行调整，计算出物资实际需求量，编制最终物资采购计划总表；将采购计划总表呈送分管公司领导审核批准，送交供应部门办理采购事宜；供应部门依据审批下达的供应计划，按照物资采购要求完成相关工作。

6、需用物资采购申请计划要详细注明物资品名、数量、规格型号、性能要求及供应时间进度等要求。

7、由于人为因素或失误需要调整供应计划，对业务已形成的延误工作或库存积压、浪费等不良后果，计划部门负责人承担经济或行政责任。

8、原则上杜绝物资申请急购，但因特殊原因提出采购申请必须由总经理最后批准生效。

第十五条 发生下列情况时运行调整供应计划：

1、由于外部供应商客观原因导致计划供应物资发生变更时；

2、由于技术工艺变化致使计划材料停用、减少或计增，或消耗量增减较大时。

第四章 采购方式

第十六条 公司物资采购采用以下方式：

1、询价采购；

2、局限范围内招标采购；

3、单一来源采购；

4、公司认可的其他采购方式。

询价采购作为公司物资采购的主要采购方式。

第十七条 拟采购物资的规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度较小的物资采购项目，采用询价方式采购。

第十八条 国家指令计划定点下达购买的大宗生产原材料物资，如硝铵，可在指令供货商之间进行招标采购。

第十九条 发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的或只能从唯一供应商处采购的，采用单一来源采购。

第五章 采购程序

第二十条 公司设立物资采购审核监督小组，审核由分管供应、储运的副总经理任组长（或总经理任组长）。成员由采购人和有关专业人员共三人以上的单数组成，其中专业人员的人数不得少于成员总数的三分之二。人员由供应、财务、审计、企管、仓库、质量、使用单位等部门负责人或专职技术人员组成。物资审核小组的基本职责是在保证采购物资正常使用的前提下，以物资的市场平均价格为审核基准，对公司所有拟采购实际单价在50元以上物资的供货商资质、物资性能质量、实际购入价格等方面，进行购入前的预评估以及购入后的验收评估核查，根据评估审核结果，提出准予采购和准予入库意见。

第二十一条 供应部门按照物资采购的不同方式，分别执行不同采购程序

第二十二条 采取询价方式采购的，遵循下列程序：

1、根据采购需求，由供应部门确定被询价的供应商名单，从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，采用函、电、传真等方式发出询价通知，由供应商及时报价。

2、供应商一次报出不得更改的采购物资价格。

3、供应部门根据供应商资质、诚信度以及能提供的物资税票类别、要求付款的周期、方式，从中选取最佳采购成本的供应商进行采购工作。

4、供应部门将相关准确、真实的采购信息以及采购价格及时报告公司物资采购审核监督小组。

5、物资采购审核监督中心对相关采购工作进行评估，定期监督。

第二十三条 实际购入单件价格在50元以上，购入数量5件（套）以上的拟采购物资，供应部门必须实行询价比价采购方式进行。

第二十四条 采用局限范围内招标采购的，参照前款第十三条规定执行。

第二十五条 采用单一来源采购的，在保证物资质量的基础上，由供应部门商定合理价格进行采购，并报公司物资采购审核监督中心。

第二十六条 采购物资在价格质量相同的情况下，正在发生业务或已确认诚信、守法，能符合公司采购要求的供应商，优先准入。

第二十七条 通过物资询价比价后，供应部门将有关情况送交物资审核中心进行审核，确认审核通过后组织采购。

第二十八条 采购物资原则上要与供应商签订合同，合同中要求详细注明品种、型号、规格、数量、质量、价格、交货时间、货款交付方式、供货方式、双方权利义务、违约经济责任等。

第六章 物资验收与付账

第二十九条 比价物资入库前，储运部门对拟入库物资的质量性能进行初步验收，在物资入库单签署初步评价意见。物资审核中心组织有关专业人员进行评价验收，根据验收情况做出准予或不准入库指令。

第三十条 对质量要求不高、零星物资和未比价物资，由储运部门负责清点验收。

第三十一条 物资付款原则上采取先入帐后付款制度，特殊情况下需预付款的业务，必须由总经理批准，可以办理预付款手续。

第三十二条 供应部门要根据公司财务状况以及采购时与供应商约定情况，本着轻重缓急、实事求是的付款原则，组织付款工作。

第三十三条 实行供应资金专款专用制度。按照年、月度时间进度，公司划拨部分应付货款，划拨依据为每年物资采购所占用资金总额的30%、50%（30%为原辅材料，50%为其他三类材料），由供应部门依据第三十二条规定自主支配使用。

第三十四条 物资采购必须由采购人员（或供应商）办理发票入帐手续后，方可进行付款手续审批。否则，财务部门有权不予批准付款。

第三十五条 物资采购、物资验收、审核工作中产生的相关文件（合同、记录、招投标文件、验收证明等）由各自责任部门妥善保存，及时归档备查。

第七章 责任

第三十六条 实行责任制。采购人员对所采购物资的价格、质量负有全面责任；验收人员对物资合格入库负有全面责任。 

第三十七条 采购人、验收人由下列情形之一，给予警告、罚款或调离岗位，并予通报：

1、擅自提高采购标准，未造成公司经济损失的；

2、以不合理条件对供应商实行差别待遇或歧视待遇的；

3、擅自对不合格物资做出准予入库，未造成公司经济损失的；

4、拒绝有关部门实施监督检查的；

第三十八条 采购人、验收人由下列情形之一，构成犯罪的，依法追究刑事责任；不构成犯罪的，处以罚款、记过或开除处分，由违法所得，并处没收违法所得：

1、与供应商恶意串通的；

2、接收贿赂或者获取其他不正当利益的；

3、向公司提供虚假情况的；

4、泄漏标底的；

5、玩忽职守，造成公司重大经济损失的；

第八章 奖罚

第三十九条 为了实现公司生产经营利润最大化，进一步降低采购供应成本，提高采购人员工作积极性，结合目前公司生产经营实际，实行采购供应工作奖惩办法。

第四十条 公司物资审核中心负责对供应部门年度供应工作的审核工作，具体办理奖惩兑现事宜。

第四十一条 以年度为考核单位，当年比上年供应成本每降低一个百分点，（扣除当年划拨现金后直接结算与票据结算的优惠百分点总值）奖励供应部门该百分点总值的20%；每增加一个百分点，处罚供应部门该百分点总值的20%。

第九章 附则

第四十二条   本制度自二○二三年  月开始施行。

第四十三条   本办法修改权、解释权在公司总经理办公会。